操守及合规调查指南

1. 通过道德与合规热线-首席合规官将通知 投诉委员会，并促使他们讨论应如何进行调查; 包括谁应该被指派为主要调查员. Upon a decision, the case 将分配给伦理点中选定的调查员，以及首席合规 警官将通过电话或电子邮件通知首席调查员.
2. 通过其他途径(1.e.，直接向主管、人力资源部投诉; to the 第九条 Office, 等.) -投诉或指控的收信人应 报告 it to an appropriate authority (i.e., the Chief Compliance Officer, H.R. 部门, Internal Audit, 第九条, 等.). The 投诉委员会 should also be notified, to assure approaches to investigations remain uniform.

1. 开始和结束任何与你参与调查的人(共同调查员， 采访者、受访者、证人、主题专家、指控对象、主管、 等.) by asking them to be mindful of:
   1. 保护投诉人的匿名性，以维护我们的诚信 热线
   2. 大学不报复政策的重要性
   3. 不重复在采访或调查过程中讨论的任何内容
   4. 遵守上述原则，保障热线的诚信. 美国员工需要知道热线是一个安全的方式来报告不当行为，没有 any perception of retaliation.
2. 考虑是否需要招募其他人协助调查，如联合调查员; 主题专家，面试官，或者可能有必要技能的人，比如 作为IS应用系统管理员或内部审计人员.
3. 决定是否应通知受试者的主管. 你可能需要，也可能不需要 在调查过程中，可能还需要主管人员的协助 如果发生这种情况，主管应该采取合理的措施通知他们 保证员工和其他人员的安全，保护数据和材料，维护部门 操作. 主管采取的任何行动都应与调查人员协调.
4. 考虑指控的所有方面，并制定如何进行的计划 随着调查的进行. 考虑任何潜在的冲突，以及如何避免它们.
5. 以公正、客观和开放的态度进行调查; 一定要根据事实而不是观点来记录你的发现，并得出你的结论 conclusions in the same manner.
6. 记录所采取的所有步骤，包括面试和谈话的总结.
7. 考虑可能的纪律措施应留给 H.R. 部门和被指控对象的主管，在他们审查调查后 发现.

1. 是否可以使用电子记录系统来协助确定是否有优点 对于指控，请考虑系统和/或数据库审计. Based on what you know about 断言，确定一个数据查询的合理参数，然后伸出去 系统管理员. 如果系统管理员反对提供所请求的 在解释目的后，请联系首席合规官 或协会. 副总裁、财务 & Administration / Human Resources. 
2. 在安排面试前进行任何其他必要的独立调查，例如 如熟悉州或联邦法律法规，或大学 policies, procedures, 等.，以确定所指称的行为是否违反上述规定.
3. 选择面试候选人(如有必要)，通常是那些被指定为证人的人. In 有些情况下是随机选择员工、学生等., located in the same department as the alleged subject, may be 必要的.
4. 面试问题:不透露投诉的细节或投诉对象 指控是，以一系列开放式问题开始，比如，“你 是否曾目睹员工在此做出不当、破坏性或冒犯性的行为 department, or heard others talking about it?”, and document their responses. 试一试 to avoid "leading" interviewees; let them do most of the talking. 从这里，继续 如有必要，提出更具体、更明确的问题. This technique may assist 你在识别未知情况的重要方面，到那时为止，或超越 what the complainant is aware of.
5. 在对上述调查过程的初步调查结果进行分析后， 列出一个问题清单，然后与所谓的主题进行正式的面谈. 你可能希望在采访中包括受试者的导师或其他证人.
6. Be sure you are documenting your 发现. It is important to document interview summaries 面试结束后越快越好，这样关键的细节就不会被忘记. 准备 总结所有的发现和结论，并进入ethicpoint要么作为一个 WORD Attachment or a Note.
7. 调查结果应提交涉嫌科目的主管 (也可能是更高一级的人，这取决于事件的严重程度。 对大学潜在的财务或声誉风险)，以及H.R. 部门代表, 确定纪律措施(如有必要)和/或纠正措施 计划. 虽然初级调查员可能不一定参与决定纪律 步骤，他们需要在ethicpoint中记录它们. A brief summary of corrective 措施，包括纪律处分、指定培训、监督等.,应该 也要登录到道德Point概要中(参见下一节的步骤e)

1.  跟进:通过联系投诉人开始调查，包括 那些匿名举报的人，使用道德Point的“跟进”功能. 选择 选项如下:
   1. “Thank you for your 报告. We will review it to determine if an investigation is 必要的. 如果我们有其他问题，请定期跟进 当我们回顾这个问题时.”
   2.  还有其他的后续选择，包括提出具体的、澄清性的问题 致投诉人. 匿名投诉者不会被告知你已经发帖 a Follow-Up note to them; they must independently log-in to their complaint periodically (我们鼓励他们在提交投诉时这样做). 这个特性允许 调查人员和投诉人应在不损害身份的情况下进行沟通 of an anonymous complainant. 如果投诉人没有匿名提交投诉， 您可以选择通过电话或电子邮件与他们联系，但请记录任何此类后续行动 communication, either as an Attachment or a Note.
2. 分配和访问:如果主要研究者指派一名共同研究者并且需要 他们可以访问ethicpoint中指定的案例，他们的名字应该被选中 from the list provided in 道德Point. If their name is not listed, contact the Chief 合规官(251-460-7115，或chansen@southalabama).Edu)，谁可以添加它们. 然后你可以在屏幕最右边的方框里勾选“发送电子邮件”， which will alert them of the new assignment. New users will first be prompted in an 介绍性电子邮件(由ethicpoint系统管理员发起)登录 第一次使用他们的电子邮件前缀(通常是名字的第一个字母) 全名)，然后提示建立密码.      
3. 参与者:此字段将自动填写投诉人提供的姓名. 虽然 在没有要求的情况下，主要调查员也可能希望包括其他参与的人员 调查(对象、证人、受害人、被访者等).)，输入 本节中的名称.
4. 附件:您可以附加各种类型的文件，包括WORD文档、电子表格、 photos, sound or video files. 理想情况下，提供您所附加的文件的描述 in the available text box. 这样命名文件也会很有帮助 对案件的其他潜在审查员(例如首席合规官)有意义 高级管理人员、执行董事、内部审计或总法律顾问)，例如:
   1. 调查结果(包含调查结果的WORD文档，按时间顺序输入)
   2. 采访约翰·多伊
   3. 简·多伊访谈
   4. 总结发现、决定和结论/解决方案.
   5. 从Banner查询数据
5. 摘要:本节的完成是很重要的，因为数据出现在一个 向美国的外部审计师(毕马威)提交年度报告，供其进行年度审查. 本节 includes the following required fields:
   1. 主要结局:应选择下列结局之一:
      1. 证实
      2. 未经证实的
      3. 部分证实
      4. 无聊的
      5. 信息不足
      6. 其他
         (如有必要，对次要结果重复上述步骤)
   2. 采取的行动:应选择下列行动之一:
      1. 不需要任何行动，
      2. 政策/过程审核,
      3. 培训,
      4. 纪律,或
      5. 终止
   3. 可能的后续步骤:提供纠正措施步骤(如果适用)
   4. 摘要说明:提供调查结果的摘要和结论.
6. 案例笔记:这应该包括你的每一个调查发现，要么输入 sequentially over time, or altogether. Enter into the text box by either typing or copy-pasting from a source document. The note will be date/time stamped. 这是一个 在调查中注意进展的理想方法，或提醒审稿人附件 你已经张贴了(i).e., “I interviewed John Doe today; please see interview summary in attached document, ‘采访约翰·多伊’”).

1. 结论总结:理想情况下，这份报告将包括以下内容 (至少): 
   1. Summary of allegation(s)
   2. 与指控直接相关的调查结果摘要
   3. Summary of any noteworthy incidental 发现 
   4. 确定指控是否有根据
   5. 如果指控属实，请引用具体的法律、法规、政策或程序 这是违反的.
   6. 纠正措施计划，包括纪律处分、指定的培训/教育; follow-up monitoring, 等.，如有必要
   7. 建议对投诉人作出的跟进意见(例子):
      • 你报告的问题经过调查，没有得到证实. 没有进一步的行动 必要的. Thank you for filing your 报告.
      • 然而，你所报告的问题已经过调查和证实，并非违规 政策和程序，而不是决定对工作场所产生负面影响. 没有进一步的 行动是必要的. Thank you for filing your 报告.
      • 然而，你所报告的问题已经过调查和证实，并非违规 政策和程序. Action as 必要的 was taken. Thank you for filing your 报告.
      • 你所报告的问题已被调查并证实. Appropriate follow-up action 已经被占用了. Thank you for filing your 报告.
2. 道德Point Documentation:  
   1. 使用WORD文档，标题为“案件_(#)调查结果”，保存在 你的电脑，以逐步记录所有的发现根据上述 指导. 您可以将此文档作为案例的“附件”在ethicpoint中发布. 或者，如果您愿意，将您的发现复制粘贴到ethicpoint案例中，作为“注释”." 如果选择后一种选项，最好是同时输入笔记 - to show an accurate timeline of your progress.
   2. 附上所有发现、决定、结论/决议后，完成上述内容 Synopsis components and close the case.
   3. 如果您不使用“Notes”特性发布发现，建议使用 它只是为了引导审稿人注意你所附的文件.
   4. 理想情况下，用一个单独的WORD文档来总结你的每次面试，标题为: “案件_(#)采访约翰·多伊”，这应该附在ethicpoint的案件上 同时.

只有以下员工可以访问任何给定的案件:

1. 主要案件受让人将由投诉委员会确定，然后给出 系统管理员(首席合规官)的访问权限;
2. 主要案件受让人可以自行决定，或根据投诉书的指示 委员会，也为案件提供额外的案件指派人员，
3. 对于经常被指派调查的“主要个案指派人员”，他们可以 向系统管理员申请秘书或管理员的许可 assistant to post Documents, Notes, 等. in 道德Point on their behalf.